Co jsou to konsorciální licence?

• Co je to?
• Jaké jsou výhody konsorciální licence?
• Proč to všechno vzniklo?
• Které informační zdroje zvolit?
• Opravdu to funguje?
• Jak začít?
• O čem jednat s konsorciálními partnery?

Zjednodušeně řečeno jde o licenci na přístup k elektronickým informačním zdrojům, která pokrývá větší počet organizací. Dodejme, že standardní licence se vztahují pouze pro jeden konkrétní právní subjekt, který je dále přesněji geograficky vymezen např. konkrétní adresou, městem nebo např. kruhem o poloměru 10 kilometrů se středem v sídle organizace.

Termínem "konsorcium" zde rozumíme skupinu několika institucí (např. vysokých škol, resp. jejich knihoven, ale třeba také soukromých společností), které se sdružily za účelem společného nákupu a provozování elektronických informačních zdrojů. Konsorcium není žádný právní subjekt (český právní řád ostatně tento termín ani nezná) a může být zcela neformální nebo podepřené např. společnou smlouvou o spolupráci - z hlediska vydavatelů a poskytovatelů licencí ale žádný požadavek na formální existenci konsorcia kladen není.

Vzhledem k tomu, že v řadě případů uplatňují vydavatelé odlišnou politiku u "akademických" institucí a jinou u organizací komerčních, bývá jednodušší, když je konsorcium z tohoto pohledu homogenní. Ideální jsou například kombinace Akademie věd ČR, univerzit a krajských vědeckých knihoven. Tím však není v žádném případě řečeno, že by ostatní typy institucí byly z takových aktivit vyloučeny.

Zvláštním druhem konsorciální licence je licence národní - ta umožňuje přístup všem institucím v rámci České republiky, které splňují určitá kritéria. Typickými příklady jsou národní akademické licence, které zpřístupňují dané zdroje všem vysokým školám a ústavům Akademie věd a v některých případech i vládním organizacím. Ve výjimečných případech (např. ProQuest 5000/PCI nebo KnowEurope) se licence vztahuje plošně na více typů institucí - vedle akademických institucí také na veřejné knihovny, zdravotnická zařízení, muzea, archivy atd.

Zpět

• nižší cena na každého účastníka - konsorciální slevy se pohybují většinou v řádech desítek procent, stojí to tedy skutečně za pokus!
• možnost získání finanční podpory v grantových programech- grantové agentury obecně dávají přednost projektům, které jsou založeny na spolupráci více institucí a předpokládanou větší využitelnost daného informačního zdroje
• další úspory vyplývající ze sdílení činností (např. administrace serveru) a možnosti jejich "outsourcingu" (např. zpřístupnění informačních zdrojů na CD-ROM prostřednictvím AiP Extranetu)
• široká podpora ze strany AiP:
• aktivní spoluúčast na všech fázích projektu
• jednání se zahraničními partnery
• převzetí veškeré administrativy
• v případě CD databází možnost "outsourcingu"
• školení uživatelů
• poskytnutí tištěných materiálů
• zasílání informací uživatelům prostřednictvím moderovaných diskusních skupin
• ... a další

Zpět

Jedním z výrazných trendů současného informačního trhu je vstřícnost většiny vydavatelů elektronických informačních zdrojů vůči konsorciím. Příčinou je nesporně ohromný nárůst počtu titulů, a tedy jejich silná vzájemná konkurence. Vzhledem ke stále tíživější situaci způsobené snižováním rozpočtů pro knihovny začaly spolupracovat nejprve knihovny v Severní Americe, které byly v krátké době následovány knihovnami v Evropě a v dalších zemích. Dnes se touto cestou vydávají knihovny po celém světě s cílem zlepšit svou informační infrastrukturu, sdílet zdroje, a tak společně řídit a snižovat náklady na nákup a zpřístupnění informací, které od nich uživatelé požadují.

Paradoxně, situace pro organizace u nás může být ještě příznivější, nežli je tomu u jejich západních protějšků, které byly díky svým podstatně vyšším reálným rozpočtům již v minulosti lépe vybaveny informačními zdroji. Proč tomu tak je? Vydavatelé se samozřejmě nechtějí snadno vzdát svých dosavadních příjmů od těchto knihoven jenom proto, že se jich několik dohodne, že budou nakupovat společně ty databáze, které už několik let odebírají individuálně. U nás však je situace většinou podstatně jiná: knihovny, ač měly již v minulosti o tyto zdroje velký zájem, nebyly většinou schopny za ně zaplatit relativně vysoké ceny. Z pohledu vydavatele je proto konsorcium v našich podmínkách vítaná příležitost, jak za cenu poskytnutí jisté slevy získat nové zákazníky a tržby, které v minulosti prostě neměli.

Významnou výhodou formování konsorcií je také možnost dosáhnout dalších úspor cestou společného nákupu a provozování technických prostředků - typicky serverů pro sdílení databází. Takový server je většinou umístěn u toho ze členů konsorcia, ke kterému mají ostatní co nejrychlejší síťové spojení, nebo server provozuje soukromá společnost (tak je tomu např. u naší služby AiP Extranet). Ta jej pak může využít např. i pro prodej online přístupu dalším organizacím, takže z hlediska konsorcia jsou náklady ještě nižší. Oproti standardní situaci, kdy by si každá knihovna kupovala a spravovala svůj vlastní server, jsou úspory zřejmé.

Zpět

V zásadě lze uplatnit konsorciální přístup k nákupu jakékoli databáze, o kterou má zájem více institucí naráz. Typicky však půjde většinou o databáze dražší, ale ne příliš úzce zaměřené, např.:

• Medline
• Embase
• Current Contents
• Biological Abstracts
• ABI/Inform
• CAB Abstracts
• Compendex
• INSPEC
• Metadex
• Chemical Abstracts
• ... a další

V zásadě lze samozřejmě žádat o konsorciální cenu pro kterýkoli informační produkt.

Zpět

Dosavadní zkušenosti s již celou řadou konsorciálních licencí na různé produkty, na kterých spolupracujeme, potvrzují, že tato cesta je skutečně schůdná a že stačí jen to zkusit.

Zpět

Konsorciální ceny stanoví vydavatelé individuálně, na základě toho, kdo v plánovaném konsorciu je, jestli již některé ze zdrojů nakupuje a podobně. Nejlepší proto je dodržet následující jednoduchý postup:

• vyjasněte si, o které zdroje máte zájem
• sepište, kdo jsou vaši potenciální konsorciální partneři (uveďte laskavě úplné adresy a ke každé organizaci počet pracovníků na plný úvazek, z toho počet vědeckých pracovníků resp. učitelů, u VŠ také počet studentů v denním studiu). Minimální počet členů konsorcia bývá 2-3 a obecně platí, že čím větší počet členů, tím větší slevy lze dosáhnout.
• odhadněte celkový požadovaný počet současných přístupů k jednotlivým titulům (naráz ze všech organizací) jako východisko k dalšímu jednání
• pošlete tyto informace na naši adresu

Na základě těchto informací pro Vás s našimi partnery-vydavateli vypracujeme předběžnou cenovou nabídku. To může trvat několik dní až několik týdnů – v některých případech musejí vydavatelé konzultovat cenu i s producenty dat, takže k tomu potřebují určitý čas.

Cenová nabídka nám pak poslouží k tomu, abychom mohli společně posoudit reálnost celého záměru a případně navrhnout alternativy. Pak již jde samozřejmě jen o “maličkost” – získání potřebných prostředků. To samozřejmě může nějakou dobu trvat, ale bez vyžádání té první cenové nabídky se skutečně nedá hnout z místa. Navíc Vás vyžádání nabídky nic nestojí a k ničemu vás nezavazuje, a tak není důvod proč to nezkusit.

Zpět

V zásadě by si členové potenciálního konsorcia měli mezi sebou navzájem vyjasnit následující otázky:

1. O které databáze mají zájem a kolik současně pracujících uživatelů (ze všech organizací naráz) bude moci s databází pracovat. Praxe ukazuje, že uživatelé mají většinou “velké oči” a že počet potřebných současných přístupů značně nadhodnocují. Doporučujeme proto začít raději s menší licencí a v případě potřeby ji po několika prvních měsících doplnit.
2. Jakým způsobem se podělí o náklady na společnou licenci a případně i o další náklady na provoz databází. V řadě případů mají vydavatelé určitý vzorec, podle kterého se spočítá celková cena, ale záleží na členech, jak si ji mezi sebe rozdělí – zda rovnoměrně nebo zda vezmou v úvahu velikost jednotlivých účastníků nebo odhadnou míru využití databáze jednotlivými pracovišti. Řada serverových programů umožňuje vytvářet přesné statistiky využití jednotlivých produktů, které lze použít jako podklad pro taková rozhodnutí. Zkušenosti ze zahraničí však ukazují, že čím jednodušší způsob rozdělení nákladů se zvolí, tím méně dochází ke spekulacím a problémům.
3. Jaký je preferovaný způsob zpřístupnění databází (online nebo každý sám nebo jeden společný server nebo outsourcing) – zde může záležet na stanovisku vydavatele konkrétního produktu. Někteří vydavatelé například trvají na tom, že jejich produkty musejí být v případě konsorcia zpřístupněny všem z jednoho místa, většina vydavatelů však toto rozhodnutí ponechává plně na členech konsorcia. The Dialog Corporation naopak posílá CD-ROM s databází všem členům konsorcia i v tom případě, že přistupují na společný server – mají jej tak k dispozici třeba pro případ výpadku spojení a také pro archivní účely.

Naše společnost je připravena kdykoli pomoci s vyjednáváním, konzultacemi, zápůjčkami databází k vyzkoušení a v dalších záležitostech souvisejících s realizací projektů konsorciálních licencí.

Zpět